Содержание:

Подготовка документов для сдачи в архив

Подготовка документов для последующей сдачи в архив является завершающим этапом делопроизводства. Данная процедура проводится в несколько этапов. К основным можно отнести: проведение экспертизы ценности документов, оформление дел и составление описи.

Проведение экспертизы ценности документов

Данная процедура призвана выявить и разграничить документы по трем основным категориям:

  • Подлежащие для передачи в архив – дела постоянного и временного срока хранения свыше 10 лет, а также по личному составу.
  • Предназначенные для хранения в структурных подразделениях организации – документы временного срока хранения до 10 лет включительно.
  • Выделенные к уничтожению документы.

    В зависимости от того, к какой из категорий будет отнесено дело, оно подлежит либо упрощенному, либо полному оформлению для дальнейшей передачи в архив.

    Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного хранения свыше 10 лет. При этом данная процедура подразумевает проведение следующих работ:

    • Нумерация листов дела. Производится с целью закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности. При этом число листов в одном деле не должно быть более 250.
    • Составление заверительной надписи. Она содержит подробную информацию обо всех пронумерованных листах дела (их количестве, пропущенных, литерных номерах и т.д.). Лист-заверитель, как правило, помещается в конец дела перед выполнением переплета.
    • Внутренняя опись документов (по необходимости). Составляется для учета особо ценных документов, например, в личных или судебных делах. Она содержит информацию о номерах, видах и кратком содержании таких документов и т.д.
    • Подшивка. Перед переплетом из дела удаляются все металлические крепления. Подшивка выполняется в 4 прокола с использованием картонной обложки. При этом необходимо следить за тем, чтобы после оформления переплета текст документов можно было прочесть.

    Дела временного хранения (до 10 лет включительно) можно оформлять по упрощенным правилам. В частности, нет необходимости нумеровать листы, составлять лист-заверитель и систематизировать документы. Кроме того, они могут оставаться в обычных папках-скоросшивателях, без выполнения переплета.

    Составление описи

    Опись в обязательном порядке составляется на все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Ее основное назначение – обеспечить учет, сохранность и систематизацию всех единиц, передаваемых в архив.

    Данный документ составляется по установленной форме и содержит развернутую информацию по каждому делу (номер, индекс, заголовок, дата заведения, количество листов и т.д.). Эти сведения называются описательными статьями. Под последней из них, в конце документа, делается итоговая запись, содержащая информацию о количестве дел, которые числятся в описи, и особенностях их нумерации.

    Только после согласования и подписания описи уполномоченными лицами становится возможной сдача документов в архив.

    Передача дел в архив организации

    Давайте в этой статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив организации. В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.

    Какие категории документов передают в архив
    Обычно в архив организации сдают документы постоянного хранения и временного > 10 лет хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу.

    Здравствуйте недавно устроился в архив организации занимающееся капитальным строительством.

    Как сдается и выдается документация по капитальному строительству (проектная и рабочая документация) и Исполнительная документация (акты ввода в эксплуатацию, паспорта на оборудование и т.д…). Не могу понять почему в законах разные сроки хранения (помогите, пожалуйста). В Основных Правилах работы архивов организаций проектная документация по капитальному строительству — 25 лет, в ФЗ от 22.10.2004 N 125-ФЗ — 20 лет.

    Здравствуйте! Ст. 22 Федерального закона № 125-ФЗ устанавливает сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ в организациях. Для проектной документации по капитальному строительству этот срок 25 лет. Речь идет о документах, уже отнесенных к постоянному хранению, включенных в описи дел постоянного хранения и утвержденных ЭПК. 25 лет эти документы хранятся в организации, после чего передаются на постоянное хранение в государственный архив. В «Основных правилах работы архивов организаций» (2000), вышедших в свет до принятия Закона, этот срок был 20 лет. Однако сейчас уже действуют «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, в которых не указаны сроки временного хранения документов АФ РФ в организациях. Обращаю Ваше внимание на то, что не вся проектная документация имеет постоянный срок хранения. Сроки хранения документов по капитальному строительству определяются «Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.

    Здравствуйте !! Можно сдать в архив расчетные листки работников предприятия, если лицевых счетов нет.

    Здравствуйте! При отсутствии лицевых счетов по заработной плате работников в опись дел по личному составу включаются расчетно-платежные ведомости по заработной плате, либо расчетные листы.

    Здравствуйте. Сколько хранятся договоры ГПХ? Также как и трудовые договоры? Я в архиве обрабатываю трудовые, договоры подряда и приказы по личному составу со сроком хранения 50 лет. Получается и договры ГПХ относятся к трудовым. Заранее спасибо

    Здравствуйте! Договор гражданско-правового характера (ГПХ) – это договор возмездного оказания услуг или договор подряда на выполнение определенных работ без вступления в трудовые отношения. Заключается на определенное время. Сведения о выплатах, начислениях по договору ГПХ, о сумме страховых взносов, работодатель обязан представлять в Пенсионный фонд, то есть впоследствии договор ГПХ может служить основанием для начисления трудовой пенсии. Поэтому хранятся договоры ГПХ так же как трудовые договоры 75 лет (с 2003 г. – 50 лет) согласно ст. 657 Перечня 2010 г.

    Сдача документов в архив

    • Главная
    • Статьи
    • Сдача документов в архив

    Сдачу документов в архив осуществляются в соответствии с Требования по упорядочению документов и их передачи в архивы изложенными в Законе РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Законе города Москвы «Об Архивном фонде Москвы и архивах» от 28 ноября 2001 г. № 67, «Основных правилах работы архивов организаций» (М., 2002).

    Определение сроков хранения документов

    Сроки хранения различных видов документов перед сдачей документов в архив определяются на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Сдача документов в архив происходит следующим образом: в архив передаются документы постоянного и долговременного (свыше десяти лет) сроков хранения. Значительную часть документов долговременного хранения составляют документы по личному составу.

    Проверка документов при сдаче в архив

    Принимая документы, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования дел, заголовков, нумерации, заверительных надписей и др. Проверяется также правильность отнесения документов к соответствующему фонду. В случае неправильного определения фондовой принадлежности дела и включения его в опись составляется акт об обнаружении, а дело изымается из сдаваемого комплекса материалов для присоединения к соответствующему фонду. После утверждения акта об обнаружении дела в описи в графе “примечание” делается запись об исключении дела (со ссылкой на акт) и составляется новая итоговая запись. В итоговой записи при сдаче документов в архив делаются отметки об ошибках в подсчете дел и других недостатках их учета.

    Описи дел сдаваемых в архив

    По окончании приема дел при сдаче документов в архив заведующий архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах Акта приема сдачи документов в архив. Вторые экземпляры возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве. Окончание сдачи документов в архив завершается заполнением учетных документов. В государственные архивы передаются документы после истечения сроков хранения, но бывают случаи досрочной передачи документов. Примером досрочный сдачи архива может быть сдача архива на бесплатное хранение при ликвидации (банкротстве) и наоборот, материалы могут быть оставлены на дополнительный срок.

    1. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

    1.1. Основные требования к формированию дел

    1.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

    Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации.

    Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации.

    1.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

    Другие публикации:  Что будет если встать на учет на 20 недели

    — подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других нормативных актов по делопроизводству;

    — включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения;

    — группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в организации;

    — документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела;

    — включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

    — дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см;

    — запрещается включать в дела черновые, рукописные, незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы, подлежащие возврату.

    Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологической последовательности (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления).

    Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

    1.2. Группировка различных категорий документов

    1.2.1 . Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и другие организационно-распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с номенклатурой дел.

    1.2.2. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

    1.2.3. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

    1.2.4 . Протоколы совещаний располагаются в делах в хронологическом порядке.

    1.2.5. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления (например: годовой отчет организации (баланс), планы организационно-технических мероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работы организации и структурных подразделений и т.п.).

    1.2.6. Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.

    1.2.7. Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием на копии ответа индекса дела предыдущего года.

    1.2.8. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

    2. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

    2.1. Основные требования к оформлению дел

    2.1.1. Оформление дел осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел при методической помощи и под контролем архива организации.

    2.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

    2.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу.

    2.1.4. Полное оформление дел предусматривает:

    — подшивку или переплет документов в дела ( п. 2.2 );

    — нумерацию листов в деле ( п. 2.3 );

    — составление внутренней описи документов дела ( п. 2.4 );

    — составление листа-заверителя дела ( п. 2.5 );

    — внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела ( п. 2.6 ).

    2.1.5. Частичному оформлению подлежат дела временного хранения (до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, не проводит пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней описи и листа-заверителя дела не составлять.

    2.2. Подшивка (переплет) документов в деле (к п. 2.1.4 )

    2.2.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, резолюций и т.п. При подготовке дел к подшивке металлические булавки и скрепки из документов удаляются. В начале дела перед документами подшивается чистый лист бумаги формата А4.

    2.2.2. Дела с лицевыми счетами сотрудников подлежат переплету.

    2.3. Нумерация листов в деле (к п. 2.1.4 )

    2.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов между комплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом.

    2.3.2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

    2.3.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, фотографии и т.п.) нумеруются как один лист.

    2.3.4. Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист.

    2.3.5. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

    2.3.6. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) должны нумероваться в общем порядке.

    2.3.7. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

    2.3.8. Запрещается применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов.

    2.3.9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например: 37, 37а, 37б и т.д.).

    2.4. Составление внутренней описи (к п. 2.1.4 )

    2.4.1. Для учета документов дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу (75 лет) составляется внутренняя опись.

    2.4.2. В необходимых случаях по согласованию с архивом составляется внутренняя опись к документам на дела сроком хранения до 10 лет, к которым относятся документы с грифом «ДСП»; предложения, заявления и жалобы граждан и т.п.

    2.4.3. Внутренняя опись составляется на листе(ах) формата А4 по установленной форме ( приложение 1 ), которая содержит следующие сведения:

    — порядковый номер документов в деле;

    — заголовок (краткое содержание) документов;

    — индекс (регистрационный номер) документов;

    — номера листов дела, на которых расположен каждый документ.

    2.4.4 . Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов.

    2.4.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.

    2.5. Составление листа-заверителя дела (к п. 2.1.4 )

    2.5.1. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.

    2.5.2. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме ( приложение 2 ).

    2.5.3. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии).

    2.5.4. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

    — наличие литерных листов и пропущенных номеров;

    — номера листов с неустранимыми дефектами (порванные листы, листы, залитые чернилами и т.п.).

    2.5.5. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

    2.6. Оформление обложки дела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения (к п. 2.1.4 )

    2.6.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3 .

    На обложке дела указываются:

    — наименование структурного подразделения организации и его подчиненность;

    — номер дела (тома) по номенклатуре дела;

    — дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело);

    — количество листов в деле;

    — срок хранения дела.

    2.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.

    2.6.3. При изменении наименования организации, структурного подразделения (его подчиненности) или наименования отдела в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое наименование организации, структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнее наименование заключается в скобки.

    2.6.4. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией (экспертной комиссией) архивной организации *.

    * Учреждение Федеральной архивной службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации (соответствующий областной или республиканский архивный орган)

    2.6.5. В заголовках дел, содержащих копии документов (приказы, постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящей организации и т.п.), указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

    2.6.6. На обложках дела обязательно указывается дата дела:

    — для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы, датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого позднего документа;

    — для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания — дата самого последнего входящего или исходящего документа;

    — датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено;

    — датой дел, содержащих лицевые счета сотрудников организации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы и отчеты, является год заведения дела.

    Даты приложения к документам не принимаются во внимание.

    Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под графой «Дата дела» делается запись: «В деле имеются документы за ______ год(ы)».

    Другие публикации:  Доплата до прожиточного минимума в спб

    2.6.7. Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела ( п. 2.5 ).

    2.6.8 . Реквизит «Срок хранения дела» оформляется в соответствии с номенклатурой дел организации.

    2.6.9 . На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования.

    2.6.10 . Номер тома указывается только в том случае, если заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается количество заведенных томов.

    3. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

    3.1. С момента заведения и до передачи в архив организации дела хранятся у специалистов делопроизводственной службы организации (структурных подразделений) по месту их формирования.

    3.2. Руководители структурных подразделений и специалисты делопроизводственной службы организации, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

    3.3. Дела находятся в рабочих комнатах, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.

    3.4. Временное изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения начальника делопроизводственной службы организации (структурного подразделения) с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и указания причины выдачи подлинника.

    3.5. Копии документов, находящихся в делах организации, выдаются сторонним организациям только с разрешения начальника делопроизводственной службы организации (структурного подразделения).

    3.6. Уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение, производится архивом организации в установленном порядке.

    Самовольное уничтожение служебных документов в структурных подразделениях организации запрещается.

    3.7. Специалисты структурных подразделений организации несут ответственность за сохранность поступивших к ним документов и аккуратное обращение с ними.

    4. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

    4.1. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные в делопроизводстве организации дела, подлежащие сдаче в архив (дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других нормативных актов по делопроизводству, а также разделов 1 и 2 настоящего Порядка, составляются описи дел ( приложение 4 ).

    4.2. Описи дел составляются отдельно на:

    — дела постоянного хранения;

    — дела временного хранения;

    — дела по личному составу.

    4.3. Опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Каждое дело (том) вносится под самостоятельным порядковым номером.

    4.4. В организации, в каждом структурном подразделении, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

    Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

    4.5. При внесении в опись нескольких томов одного дела пишется полностью заголовок первого тома, а все остальные тома обозначаются словами «То же» + номер тома. При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела). На каждом новом листе в описи заголовок воспроизводится полностью. Если заведен только один том дела, то номер тома не указывается в описи.

    4.6. Дела в описи систематизируются в соответствии с номенклатурой дел в организации.

    4.7. В опись дел делопроизводственной службы организации после заголовков дел включаются регистрационные карточки на входящие и исходящие документы.

    4.8. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество дел, сдаваемых в архив организации.

    4.9. Описи дел печатаются в двух экземплярах и подписываются руководителем организации, составителем описи (специалистом делопроизводственной службы) и заведующим архивом организации.

    4.10. Один экземпляр описи передается с делами в архив организации, второй экземпляр остается у специалиста делопроизводственной службы организации, ответственного за делопроизводство.

    4.11. Графа «Примечание» используется для проставления отметок о приеме дел, особенности их физического состояния, о наличии копий и т.д.

    5. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

    5.1. В архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям ( раздел 4 настоящего Порядка).

    5.2. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению в соответствии с настоящим Порядком и передаются в архив организации в течение последующего года, но не позднее чем через 2 года после окончания их делопроизводством.

    5.3. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

    5.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники службы делопроизводства структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка.

    5.5. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником) в присутствии работника службы делопроизводства структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.

    5.6. Дела сроком хранения до 10-ти лет включительно хранятся службой делопроизводства и по истечении сроков хранения подлежат передаче в архив для уничтожения в установленном порядке.

    5.7. В случае ликвидации или реорганизации подразделения организации, работник службы делопроизводства в течение 2-х месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения.

    6. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

    6.1. Все операции, осуществляемые с электронными документами при передаче на архивное хранение, должны быть документированы. Электронный документ — это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации на компьютере. Создаваемые в деятельности организации электронные документы подлежат передаче в установленном порядке на архивное хранение.

    Архивы организаций осуществляют прим электронных документов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение принимаются как отдельные документы, так и их комплексы, коллекции документов, а также документы в составе фондов организаций или физических лиц — источников комплектования архива, имеющих реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

    6.2. Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении, в состав которого могут входить: магнитотека, служба по внедрению и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документов, технологическая служба.

    6.3. Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются:

    — наличие в архиве аппаратно-программного оснащения для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы в связи с развитием программного обеспечения, передачей информации по каналам связи;

    — обеспечение доступа к информации по установленным категориям пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);

    — обеспечение режима хранения электронных документов, исключающих их утрату или искажение.

    Обеспечение хранения электронных документов должно предусматривать поддержание оптимальных режимов хранения технических носителей электронных документов. Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78 ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов АСУ. Учет, хранение и обращение.

    6.4. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате их экспертизы.

    На начальном этапе экспертизы электронных документов архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. Этот перечень является основанием для проведения собственно экспертизы электронных документов.

    Экспертиза электронных документов проводится экспертными службами во взаимосвязи с традиционной документацией организации; применяется в комплексе система общих и специальных критериев. Устанавливается видовой состав документов, проводится экспертиза их содержания, определяются требования к жизненным циклам документированной информации, осуществляется экспертная оценка технического состояния документов.

    Отбор электронных документов производится на основе «Перечня типовых документов со сроками хранения, образующихся в деятельности организаций» и «Перечня документов на машинных носителях и автоматизированная база данных (АБД) автоматизированных систем научно-технического и производственного назначения.

    Другие публикации:  Условное осуждение Судимость

    6.5. Электронные документы поступают на архивное хранение вместе с сопроводительной документацией. В ней должна найти отражение следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для базы данных (БД), объем документа (для БД также количество записей).

    Электронный документ и сопроводительная документация к нему составляют единицу учета электронных документов. Единице учета, поступившей на архивное хранение, присваивается регистрационный номер по журналу поступлений. В составе единицы учета указывается единица хранения. Единица хранения электронного документа — это комплект носителей (магнитная лента, гибкий магнитный диск, магнитооптический диск, оптический диск и др.) электронного документа и сопроводительная документация к нему. На единицу хранения заводится учетная карточка в двух экземплярах и ведется учетная БД (каталог) электронных документов.

    6.6. Подготовка электронных документов к передаче на архивное хранение состоит из следующих этапов:

    — запись на машинные носители (при необходимости — перезапись на новые носители);

    — проверка технического состояния;

    — подготовка сопроводительной документации (сопроводительная документация электронного документа должна быть достаточной для обеспечения сохранности и использования электронных документов);

    — непосредственная передача электронных документов в архив организации.

    6.7. Сроки временного архивного хранения электронных документов государственной части архивного фонда Российской Федерации в организации в соответствии с постановлением Совета Министров-Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 03.03.93 № 191 определены в 5 лет. Передача документов на государственное хранение осуществляется по согласованию с государственным архивом по описи.

    Документы временного срока хранения уничтожаются по акту после утверждения описи в установленном порядке.

    ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
    Документов дела

    Какие предъявляются требования к оформлению документов при сдаче дел в архив?

    Вопрос-ответ по теме

    Какие предъявляются требования к оформлению документов при сдаче дел в архив?

    Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, при этом в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела.

    Помните, что запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. В соответствии с Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, а также Правилами работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г., при формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: — документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; — в дело включается по одному экземпляру каждого документа; — в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации); — дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали определенные вопросы.

    При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту (по фамилиям авторов и корреспондентов). Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

    Такое оформление предусматривает: — подшивку или переплет дела (для этого из документов удаляют металлические скрепления и в конце каждого дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи и в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись); — нумерацию листов дела (это делается арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа); — составление листа-заверителя (составляется в деле на отдельном листе по установленной форме, в которой указывается количество листов дела и внутренней описи. Лист-заверитель подписывается составителем. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается); — составление в необходимых случаях внутренней описи документов (составляется для учета особо ценных, личных, судебных

    документов, а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела); — оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

    Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в четыре прокола или переплетаются. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и подшивается. Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечить долговременную сохранность. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. В таких делах проверяется, не осталось ли там документов с постоянным сроком хранения. Эти дела остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и в этом же порядке перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив. Отдельно остановимся на оформлении обложки дела. Согласно установленной форме в Приложении 11 к Правилам работы архивов организаций, в ней указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

    Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела. При этом если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале, а крайними датами личного дела — даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

    Дела с постоянным сроком хранения, по личному составу и со сроком хранения свыше 10 лет сдаются в архив по описям. Дела принимаются работником архива в присутствии сотрудника кадровой службы. В конце каждого экземпляра описи проставляются заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера соответствующих дел, если таковые будут. Под заверительной надписью ставятся дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешком на обе стороны. Дела в архив доставляются сотрудниками кадровой службы. Дела временного хранения передаются в архив по номенклатуре, при этом допускается хранить их в структурном подразделении до истечения срока хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

    Таким образом, перед сдачей дел на архивное хранение их нужно оформить окончательно, а именно:

    • составить внутреннюю опись;
    • составить лист-заверитель;
    • подшить (переплести) дело;
    • пронумеровать листы дела;
    • оформить обложку дела.

    Подробнее в материалах Системы:

    Этапы формирования дел

    Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

    Еще статьи:

    • Типовой договор на приватизацию Образцы документов для приватизации: договор, заявление, иск Договор, который позволяет людям, живущим в квартире по социальному найму, стать собственником площади называется договором приватизации. Правом приватизации […]
    • Льготы почетным донорам россии в хмао Льготы для доноров крови в 2019 году Под донорством, или донацией крови понимается сдача собственной крови, а также её компонентов в добровольном порядке. Учитывая постоянный спрос на переливания крови, можно отметить […]
    • Заявление на загранпаспорт за последние 10 лет Заполнение анкеты для оформления загранпаспорта Собрать все необходимые документы для оформления загранпаспорта несложно, гораздо сложнее правильно заполнить заявление. Образец заполнения анкеты на загранпаспорт […]
    • Квитанция госпошлина за водительское удостоверение стоимость 2019 Какова госпошлина за замену водительского удостоверения? Водительское удостоверение подлежит обязательной замене в случае его потери, изменении фамилии владельца транспортного средства, если закончился срок действия […]
    • Средняя пенсия по мурманской области в 2019 году Пенсионное обеспечение для жителей Мурманска и Мурманской области в 2019 году Пенсия в Мурманской области в 2019 году будет выплачиваться 120 608 пенсионерам, при этом число граждан пенсионного возраста здесь превышает […]
    • Оформить загранпаспорт мид Загранпаспорт МИД Компания "Паспорт-Вам" предлагает своим клиентам помощь в оформлении загранпаспорта старого образца через МИД России для жителей Москвы, Подмосковья и Регионов РФ. Стоимость и сроки оформления […]
    Требования к документам для сдачи в архив