Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков

Здравствуйте. Нашим работникам установлены дополнительные оплачиваемые отпуска за вредные условия труда. Если отпуска за вредные условия труда формируются в дела со сроком 50 лет, то такие отпуска всегда нужно оформлять отдельным приказом, т.е. не должны использовать пункт «Б» в унифицированной формы Т-6 и регистрировать в журнале регистрации приказов со сроком хранения 50 лет? Что делать если все годы (5 лет) отпуска оформлялись в одном приказе, используя пункты «А», «Б» и «В» формы Т-6? Может отпуска таких работников подшивать в дела со сроком хранения 50 лет?

Здравствуйте! При оформлении приказов на отпуска для работников с тяжелыми и вредными условиями труда заполняется пункт Б формы Т-6. Согласно ст. 19 б Перечня 2010 года такие приказы хранятся 50 лет, включаются в опись дел по личному составу. Если ранее такие приказы формировались вместе с остальными приказами на отпуска, со сроком хранения 5 лет, то такие дела надо переформировать.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, сколько хранятся приложения к трудовому договору с наименованием, размером коэффициента, суммой оклада, а также расчет оклада работника? Срок хранения трудовых договоров 75 лет, может приложения имеют меньший срок и их нужно формировать отдельно? Спасибо.

Здравствуйте! Такие приложения являются неотъемлемой частью трудового договора, формируются вместе с договором, имеют такой же срок хранения. Рекомендуется формировать трудовые договоры в составе личных дел работников.

Здравствуйте. Будьте добры, подскажите, приказы о совмещении должностей входят в состав личного дела как и все остальные, перечисленные в ст.19б ТПУД 2010?

Здравствуйте! Приказы о совмещении профессий относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 (50) лет, формируются в одном деле с приказами о приеме, переводе, увольнении. В личное дело подшиваются копии или выписки из приказов по личному составу.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, срок хранения и статью к документам (заявление, справка о месте работы, копия паспорта) работника, для предоставления мер социальной поддержки (например: компенсация за проезд). Работаю в бюджетной организации, личные дела не ведутся. Спасибо!

Здравствуйте! Срок хранения – 5 лет после снятия с учета получателя социальной помощи (ст. 900а, 900е «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Здравствуйте! Подскажите, приказы о внесении изменений в штатное расписание где хранятся. со штатными расписаниями или с приказами по осн.деятельности. У нас я такие нашла с индексом л/с и «к». вот и запуталась. И еще. приказы о поощрении хранятся 75 лет, а если они с индексом «к»? Евгения, а какие приказы о вн, изменений в шт.расписание хранятся 75 лет?

Здравствуйте! Все приказы об утверждении штатного расписания, о внесении изменений в штатное расписание относятся к приказам по основной деятельности и хранятся постоянно. 75 лет хранятся штатные расстановки (ст.74 Перечня 2010 года). Если штатное расписание или изменение к нему утверждено приказом, оформлено как приложение к приказу с грифом «УТВЕРЖДЕНО приказом от… №…», то оно подшивается вместе с приказом в деле с приказами по основной деятельности. Если штатное расписание утверждено без приказа с проставлением грифа «УТВЕРЖДАЮ…, дата, подпись руководителя», то такое штатное расписание формируется в отдельное дело, к нему подшиваются все изменения, оформленные аналогично. Заголовок дела: «Штатное расписание управления на 2017 год и изменения к нему». Лучше оформлять штатные расписания по второму варианту, он более удобен в использовании, т.к. все документы по данному вопросу сформированы в одно дело.

Все приказы о поощрениях относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет (Закон № 43-ФЗ — 50 лет), какое бы литерное обозначение им не было проставлено при оформлении. При неправильном оформлении надо по окончании делопроизводственного года переформировывать приказы по срокам хранения. Если нумерация приказов при этом нарушается, то в заголовке дела номера не указываются, в предисловии к описи дел отмечается, что при переформировании дел с приказами был нарушен порядок нумерации.

У нас штатные расписания с грифом «утверждаю’. Получается, приказы о внесении изменений в шт. расписания хранятся вместе с штатными расписаниями. А штатные расстановки отдельно или они могут с чем-то группироваться?

Здравствуйте! Штатные расстановки формируются в отдельное дело и включаются в опись дел по личному составу.

Здравствуйте! Я недавно устроилась работать в школу, секретарем. Нужно навести порядок в архиве, но не знаю точно какие документы оставить, а какие можно уничтожить. Хотелось бы узнать сколько хранятся классные журналы, личные дела учащихся, личные дела работников. И ещё, хранить ли приказы по личному составу, если все они делаются ещё и в рукописном варианте. Заранее спасибо!

Здравствуйте! Сроки хранения основных управленческих документов определяются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Для определения сроков хранения специфических документов существуют ведомственные перечни. Для школ это будет Перечень документов с указанием сроков хранения Министерства просвещения СССР. Согласно Перечню 2010 года приказы по личному составу и личные дела работников хранятся 75 лет (50 лет – по Закону 42-ФЗ). Если приказы написаны от руки, срок хранения остается таким же. Вы же не можете задним числом их переоформить. Главное, чтобы была подпись руководителя и дата. Сроки хранения личных дел учащихся, классных журналов устанавливаются ведомственным перечнем.

Здравствуйте! Хотелось бы спросит в нашей организации нумерация приказов ведется н-р №25 от 17.08.2017, №25/2 от 17.08.2017, №25/3 и т.д. если издаются приказы в 1 день. Правильно ли у нас? И если нет, то какой распорядительный документ мы нарушаем?

И еще один вопрос Отзыв из отпуска в каком журнале фиксировать?

Здравствуйте! Нет неправильно. Приказы должны иметь валовую нумерацию, независимо от того, сколько приказов в день издается.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста. приказы о предоставлении отпуска без сохранения зар. пл и отпуска по беременности и родам, а также по уходу за ребёнком могут регистрироваться и хранится с приказами о приеме, переводе и увольнении? Спасибо.

Здравствуйте! Перечисленные Вами приказы и должны регистрироваться и подшиваться вместе с приказами о приеме, переводе и увольнении, так как они имеют один срок хранения (75 лет или 50 лет по закону 43 ФЗ).

Наша организация начала существовать с 2009 года, в штате 18 человек. С 2009 года все приказы (по основной деятельности, по личному составу и др.) хранятся в одной папке, т.е. старым работником приказы не распределялись по группам как положено. Как мне теперь распределить все старые приказы по группам? И могу ли я с нового года, например, начать распределять приказы по группам.

Здравствуйте! С нового календарного года вам следует начать регистрацию и формирование приказов в разные дела по их видам. При составлении описей дел и оформлении дел за 2009—2017 гг. надо сформировать отдельные дела по таким же группам.

Добрый день. Разъясните, пожалуйста, какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие к приказам по основной деятельности? Какими нормативными актами следует руководствоваться на сегодняшний день для того, чтобы грамотно вести делопроизводство в образовательной организации?

Здравствуйте! К приказам по основной (профильной) деятельности относятся приказы, касающиеся служебной, производственной (у вас — образовательной) деятельности организации. К приказам по личному составу относятся приказы о приеме, перемещении, увольнении работников, об аттестации, повышении квалификации, награждении, оплате труда и др. Подробно о содержании приказов по личному составу и делении их на приказы временного и долговременного срока хранения перечислено в ст. 19 б Перечня 2010 г.

Для грамотного ведения делопроизводства вам понадобится ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Рекомендую использовать также «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 23.12.2009.

ДОБРОГО ВРЕМЕНИ СУТОК! КАК ВЕДЕТСЯ КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ В НАЛОГОВОМ ОРГАНЕ ПО СРОКАМ?

Здравствуйте! Коротко ответить на Ваш вопрос, тем более такой общий, нельзя. Организации контроля исполнения документов посвящен целый раздел (раздел 5) Типовой инструкции по делопроизводству в управлениях ФНС по субъектам РФ и межрайонных инспекциях ФНС от 01.07.2014 с изменениями на 01.06.2018. В каждом налоговом органе и инспекции должна быть разработана своя инструкция по делопроизводству, обязательным разделом которой является соответствующий раздел.

Другие публикации:  Когда сдают отчетность по упрощенке

Добрый день. Сложилась такая ситуация: оформляем дела по личному составу и получилось так, что если соблюдать хронологию, то порядок номеров приказов будет нарушен (приказы делали задним числом). Как поступить в данной ситуации? Оставить их в хронологическом порядке? И надо-ли составлять внутреннюю опись?

Здравствуйте! Внутреннюю опись в данном случае надо составить, приказы разложить строго в хронологическом порядке. В листе-заверителе надо указать, что нумерация приказов нарушена. Если составляется предисловие к описи дел, то в ней также надо указать о нарушенной нумерации приказов.

И ещё подскажите, как указывать в описи приказ о приёме не работу сразу на несколько человек?

Здравствуйте! В описи дел заголовки приказов не указываются. Если вы имеете в виду внутреннюю опись документов дела, то в графе «заголовок документа» просто укажите: «О приеме на работу». Можно перечислить первые три фамилии, после чего указать «и др.».

Добрый день. Возник вопрос по оформлению обложки дела. Какое наименование организации указывать на обложке, если её переименовали в течении года? Указывать везде новое, даже если в одно дело приказы со старым наименованием попали?

Здравствуйте! При оформлении дел на обложке указывается новое (последнее) наименование организации. Если обложка дела была уже оформлена со старым наименованием, то новое название организации указывается ниже старого, прежнее наименование заключатся в скобки.

Добрый день. А сколько листов указывать на обложке дела? В сумме с описью и листом-заверителем? И как правильно заполнять лист-заверитель? Что должно входить в «подшито и пронумеровано», документы и опись? И с № по №, что входит, только документы? Спрашиваю, потому что везде по разному говорят.

Здравствуйте! На обложке дела указывается количество листов документов дела, без учета внутренней описи документов дела и листа-заверителя. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. В строке «в деле подшито и пронумеровано» листа-заверителя указывается количество листов документов дела (250 листов с № 1по №250). Количество листов внутренней описи указывается в строке «+листов внутренней описи».

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, срок хранения приказов о возложении обязанностей, но без произведения доплаты? Спасибо за помощь.

Здравствуйте! Если это приказ об исполнении обязанностей, то надо считать его приказом по личному составу. Если же это приказ о возложении обязанностей, например, по проведению различного рода мероприятий, то это будет приказ по основной деятельности со сроком хранения постоянно.

Ещё раз здравствуйте! Опять вопрос относительно приказов л/с. Можно ли служебные записки, идущие как приложения к приказам, хранить со сроком 5 лет, как основания к приказам? Или их хранить вместе с приказами. Заранее спасибо.

Здравствуйте! Служебные записки – это не приложения к приказам. Приложения к приказам имеют отметку «Приложение №… к приказу…». Служебные записки могут служить основанием для издания приказов. Они формируются в отдельное дело, хранятся отдельно от приказов, срок хранения 5 лет.

Добрый день. Подскажите пожалуйста, объединились две организации (малую с более крупной) и всю кадровую документацию малого предприятия не стали переделывать под новое название. Оформляю личные карточки уволенных работников и там вперемешку фигурируют две организации. Как это оформить правильно? Надо ли делить?

Здравствуйте! Если вы оформляете личные карточки работников, уволенных уже после слияния двух организаций, то делить их не надо. На обложках дел указывается новое название организации. На самих карточках ничего исправлять не надо, там должна быть запись о переводе в новую организацию. До слияния организаций карточки разных организаций должны формироваться в разные дела, на документы по личному составу составляются раздельные описи.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, срок хранения приказов по л/с о лишении премий, индивидуальных стимулирующих надбавок?

Здравствуйте! Следует причислять к приказам по личному составу о премировании с долговременным сроком хранения согласно ст. 19б Перечня 2010 года – 75 лет. В соответствии с Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ этот срок хранения изменяется на 50 лет для документов, образованных с 2003 года и позже.

Добрый день. Подскажите пожалуйста:

1. Как правильно подшивать личные карточки уволенных работников Т-2?

2. Где и как можно сделать отметку о том, что нумерация приказов по личному составу нарушена?

3. Какие лучше использовать папки для подшики документов постоянного срока хранения и 75 лет? Подойдут ли обычные картонные папки «Дело»?

4. Можно-ли после перевода работников с одной организации (ликвидировали) в другую в личных карточках Т-2 (передали из ликвидируемой организации) перечеркнуть старое название организации и написать новое от руки? Никаких отметок о переводе в карточках нет.

Здравствуйте! 1. Личные карточки формируются в алфавитном порядке, подшиваются, как и другие документы, в 4 прокола в картонную обложку. При формате карточек А5 делается 3 прокола.

2. Отметка о нарушении нумерации приказов делается в листе-заверителе дела в графе «особенности физического состояния и формирования дела». Указываются номера пропущенных приказов, приказов с литерной отметкой. Если при упорядочении дел все приказы по личному составу были переформированы, то об этом указывается также в предисловии к описи дел.

3. Для подшивки дел применяются картонные папки «Дело». Желательно выбирать картон более плотный.

4. Новое название организации пишется ниже старого. Прежнее наименование организации заключается в скобки. Отметку о переводе (номер и дата приказа, название организации) необходимо сделать.

Презентация «Работа с документацией по личному составу»

Совокупность взаимосвязанных документов,

в которых зафиксированы этапы

трудовой деятельности работника,

называют ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

К основным документам по личному составу

по личному составу;

трудовые книжки и др

Просмотр содержимого документа
«Презентация «Работа с документацией по личному составу»»

РАБОТА С ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Совокупность взаимосвязанных документов,

в которых зафиксированы этапы

трудовой деятельности работника,

называют ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

К основным документам по личному составу

по личному составу;

  • трудовые книжки и др.

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ПРИ ПРИЁМЕ НА РАБОТУ

ПРИКАЗ О ПРИЁМЕ

(ОТКРЫТИЕ ЛИЦЕВОГО СЧЁТА)

КАРТОЧКИ И ЛИЧНОГО ДЕЛА

Документ, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их, является трудовой договор (контракт)

Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр хранится на предприятии, второй у работника.

Трудовой договор должен заключаться в письменной форме.

В договоре определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.

Приказ по личному составу

Приказы по личному составу издаются по вопросам оформления приема на работу, перевода, увольнения, изменения условий оплаты труда, поощрения, по вопросам наложения взысканий, премирования конкретных работников, назначение, перемещение и увольнение которых осуществляется руководством предприятия, пенсионного обеспечения конкретных работников и другим вопросам.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» или «к».

Приказы по личному составу относятся не только к распорядительной документации, но одновременно являются первичными учетными документами.

Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному и социальному страхованию. Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Трудовая книжка должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с правилами, изложенными в «Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях».

изучение процесса формирования дел; ознакомление с основными этапами работы по подготовке документов к архивному хранению.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

Дело — совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку.

Роль номенклатуры дел — обеспечение оптимального распределения документов и формирования дел, эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними .

-сводная номенклатура дел организации;

  • номенклатура дел структурных подразделений.

Примерная последовательность расположения разделов в сводной номенклатуре :

это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМИРОВАНИЮ ДЕЛ:

-оперативность поиска документов;

-надежность документационного обслуживания управления;

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

  • распределение и раскладка исполненных документов в дела;
  • расположение документов внутри дел в определенной последовательности;
  • оформление обложек дел.

Дело должно содержать не более 250 листов, при общей толщине не более 40 мм.

Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛ:

  • Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения
  • Дела подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются.
  • В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись.
  • Наиболее ценные документы (например, рукописи и т.п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки.
  • Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают в начале дела.
  • Надписи на обложке дел следует писать разборчиво

Основная цель хранения документов

это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению включает:

  • экспертизу ценности документов;
  • оформление документов, сдаваемых в архив;
  • составление описи документов постоянного и долговременного хранения;
  • обеспечение сохранности дел;
  • передачу дел в архив.

Экспертиза ценности документов

это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения .

Все дела, отобранные на архивное хранение, оформляются следующим образом:

  • документы в деле переформировывают и располагают в хронологическом порядке;
  • нумеруют листы дела в правом верхнем углу;
  • в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле;
Другие публикации:  Приказ о проведении инвентаризации недвижимого имущества

  • на наиболее важные документы составляют внутренние описи дел и подшивают их в начале дела;
  • переплетают дело;
  • на обложке дела дополнительно указывают количество листов, срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.

документационного обеспечения управления

Вопросы для изучения:

1. Понятие электронного документа: преимущества и недостатки

2. Автоматизация работы с документами

3. Информационные ресурсы Интернета

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

(ФЗ «ОБ ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ)

Требования к электронному документу:

  • создание, обработка, хранение, передача и прием с помощью программных и технических средств;
  • содержание реквизитов, позволяющих подтвердить его подлинность и целостность;
  • отображение в понятной для восприятия форме

Электронный документооборот – процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.

Этапы работы с электронным документом:

  • регистрация;
  • установка подлинности;
  • рассылка на рабочие места исполнителей

Требования к электронному архиву:

— Электронные документы должны быть защищены от несанкционированного доступа и внесения изменений;

  • Предоставление пользователям в виде копии на бумажном носителе;
  • Подтверждение подлинности документа в течении всего срока хранения

1. преимущества электронного документа:

  • Ускорение обработки;
  • Упрощение сбора, систематизации и поиска любой информации;
  • Оперативная передача на любые расстояния;
  • Не требуется помещений для хранения;
  • Снижение расхода бумаги;
  • Наличие базы шаблонов и заготовок.

  • Необходимость наличия технических средств;
  • Необходимость защиты информации.

Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет, прохождение и контроль за исполнением.

Современные системы автоматизации ДОУ поддерживают весь жизненный цикл документа

Схема автоматизации работы с документами

Составление и оформление документов по личному составу предприятия

Оформление личных дел. Регистрация документов, рассмотрение руководством и направление документов в структурные подразделения. Исполнение документов, их обработка и движение. Составление текстов приказов о приеме на работу, увольнении, переводе.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное Государтсвенное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Нижегородский государственный педагогический университет

Кафедра инновационных технологий менеджмента

студент группы МБЗ-13-1

Калинин Степан Андреевич

Казначеева С.Н. к.п.н., доцент

1. Составление и оформление личных дел

2. Регистрация документов. Рассмотрение руководством и направление документов в структурные подразделения. Исполнение документов, обработка и движение исполняемых документов

3. Составление и оформление текстов приказов по личному составу

4. Составить и оформить приказы по личному составу:

— о приеме на работу;

— об увольнении с работы;

— о переводе на другую работу в рамках одного предприятия.

1. Составление и оформление личных документов

оформление документ приказ личный

В случае персонального обращения с просьбами, жалобами, ходатайствами и т.п. к руководству предприятия или организации составляются документы личного характера, автором документа является его составитель. К таким документам относятся:

Текст их может быть произвольным и составляется самим автором, но реквизиты: наименование вида документа, дата, подпись должны быть обязательно в любом из этих документов.

Резюме — документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве. Резюме является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Изучение резюме является обязательной процедурой при подборе персонала на любую должность.

· персональные данные (Ф.И.О., домашний адрес, телефон, дата рождения, семейное положение, гражданство);

· цель трудоустройства (указание должности, на которую претендует кандидат);

· образование (указываются в обратной хронологической последовательности наименования всех учебных заведений, начиная с последнего места учебы);

· опыт работы (список предыдущих мест работы, включая работы временного характера, с указанием занимаемых должностей и дат);

· дополнительная информация (иностранные языки, водительские права, возможность или желание совершать поездки в рамках служебных обязанностей, знание ПК, личные качества и т.д.);

· рекомендации (с указанием фамилий и телефонов).

Резюме приобретают все большую популярность в условиях поиска возможностей трудоустройства. Особенностью данного документа является изложение сведений о своем образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме могут быть указаны любые дополнительные сведения о своих профессиональных навыках. В состав данных обязательно включается информация, которая может повлиять на решение о приеме на данную должность.

Пункты должны формулироваться в нейтральном стиле. В России резюме имеет необязательный информационно — рекламный характер и обычно не является документом, несущим правовую нагрузку.

Автобиография — документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме (без исправления и помарок) дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности. В автобиографии должны быть отражены: фамилия, имя, отчество, причины изменения фамилии, год и место рождения, социальное положение, образование, какие учебные заведения заканчивали и по какой специальности, трудовая деятельность с указанием в прямой хронологическом порядке времени, должности и места работы, причин перехода на другую работу и перерывов в работе более одного месяца, служба в Российской армии, награды, поощрения, взыскания, судимость, семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках и иные сведения.

Используется повествовательная форма изложения от первого лица. Автобиография подписывается и датируется составившим ее лицом.

Заявление — документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должностному лицу или организации. Как правило, в организации формы заявлений унифицированы и представлены в виде бланков, например, заявление о приеме на работу, об увольнение. Законодательством не предусмотрено обязательное составление гражданами заявления о приеме на работу. Все необходимые сведения об их предстоящей деятельности и оплате труда включаются в трудовой договор. Однако практика написания заявления о приеме на работу сложилась исторически и имеет достаточно устойчивую форму обращения гражданина.

Для заявления характерны следующие реквизиты:

— заявитель (необходимо полностью прописать имя, отчество, фамилию);

— наименования вида документа (заявление);

— подпись и расшифровку подписи;

Заявление оформляется на листе бумаги формата А4, текст составляется в произвольной форме. В заявлении не принято писать предлог «от» (кого) и употреблять обороты: «весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.

Расписка — это документ, подтверждающий получение каких — либо материальных ценностей. Расписка содержит следующие реквизиты: наименование вида документа; дата; текст; подпись и расшифровка подписи лица, давшего расписку. Текст расписки включает указание должности, фамилии, имени, отчества лица, выдавшего и получившего что-либо; перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках прописью с большой буквы).

Личная доверенность — это документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя.

По своему назначению доверенность является документом для представительства доверенного лица от имени доверителя перед третьими лицами. Доверенности бывают двух разновидностей: официальные и личные. Официальные доверенности выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени предприятия. Такая доверенность имеет унифицированную форму и строгий учет на предприятии.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий и стипендий, вкладов в банках, корреспонденции. Перечисленные доверенности нотариального удостоверения не требуют и имеют следующие реквизиты:

— наименования вила документа;

— текст (с указанием Ф.И.О. , паспортных данных доверителя и доверенного лица, вида действий по доверенности)

— подпись и расшифровку подписи доверителя;

— подпись должностного лица, заверившего доверенность;

— печать организации, в которой доверитель работает, учится или жилищно-эксплуатационной организации по месту жительства.

Доверенности выдаются, как правило, на срок определенных действий. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет свою юридическую силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи.

2. Регистрация документов. Рассмотрение руководством и направление документов в структурные подразделения. Исполнение документов, обработка и движение исполняемых документов

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию о всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме (журнале, на карточке) или в памяти ПК.

Главное назначение регистрации — придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления.

На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль исполнения. В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Для небольших коммерческих предприятий наиболее эффективна централизованная система регистрации, когда все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником, например секретарем-референтом.

Другие публикации:  Приказ о замещении директора в отпуске

Большинство предприятий проводит регистрацию документов в основном децентрализованно: в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях). Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, бухгалтерская — в бухгалтерии, распорядительные документы по основной деятельности — в службе документационного обеспечения (канцелярии) и т.д.

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

— документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год, с 1 января по 31 декабря. Вместе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру могут указывать место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, периоду, лицу и т.д. и служат целям облегчения поиска.

Например, номер документа №72/01-05 включает:

72 — порядковый номер документа по журналу регистрации;

01-05 — номер дела по номенклатуре.

Или: №72-ВН, где 72 — порядковый номер; ВН — Владимир Николаев, автор документа.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного буквенного индекса. Так, при регистрации заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, А-143 и т.д., при регистрации приказов по кадровым вопросам порядковый номер дополняется буквой «К» или буквенным индексом «л/с» (личный состав).

Индекс документов, составленных несколькими организациями, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе; их последовательность определяется последовательностью указания авторов в оформляющей части документа.

Ввод сведений о документе в информационно-поисковую систему (ИПС) производится путем записи его индекса и других соответствующих реквизитов в регистрационные формы: журналы, карточки или экранные формы.

Ведение регистрационных журналов целесообразно для документов, в состав индекса которых входит только порядковый номер или в случаях небольшого объема документооборота.

Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, так как можно сразу отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить по картотекам, используя различные признаки классификации. Недостатком карточной регистрационной системы является вероятность потерь карточек.

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в автоматизированную ИПС осуществляется непосредственно с документа на машинный носитель с помощью клавиатуры и других устройств ввода.

Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, дата и т.д.).

Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства организации, поэтому в ГСДОУ нормативно закреплен только состав показателей, которые должны быть введены в ИПС, и правила заполнения этих показателей.

3. Приказы по личному составу

Приказы по личному составу составляют отдельную группу кадровой документации и требуют определенных правил составления, отличных от приказов по основной деятельности. Они фиксируют прием на работу. перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения, взыскания и т. д.

В настоящее время действуют унифицированные формы большинства приказов по личному составу (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Они имеют особенности составления и оформления: эти приказы оформляются не на несколько действий, а на одно, т. е. самостоятельно издается приказ о приеме на работу, самостоятельно о переводе, увольнении, командировании. Каждый приказ можно оформлять не на отдельного сотрудника, а сразу на несколько, что при большом количестве работающих очень удобно.

Введение унифицированных форм вызвало самые различные мнения: одни считают, что такие формы удобны и необходимы кадровой службе, другие полагают, что новые формы повышают трудоемкость работы по ведению кадровой документации.

Однако следует учитывать, что современной документации по кадрам присущи такие недостатки, как: неприспособленность некоторых документов к обработке средствами электронно-вычислительной техники, неоправданное разнообразие форм, оформляющих аналогичные задачи по организации управления кадрами, отсутствие единого нормативного документа по оформлению кадровой документации.

Разработчики унифицированных форм кадровой документации преследовали две цели: упорядочить и унифицировать традиционный комплекс документов, оформляющих ряд задач по организации управления кадрами и приспособить эти документы к компьютерной обработке.

Введение унифицированных форм приказов по личному составу позволило внести единообразие в структуру текста документа и избавило сотрудников кадровой службы от сомнений в выборе того или иного варианта написания распорядительной части.

В связи с тем, что унифицированные формы разработаны не на все приказы по личному составу, рассмотрим общие особенности оформления приказов по личному составу, не вошедших в перечень унифицированных форм.

Оформление приказов по личному составу не имеет четких указаний ГОСТа на оформление распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов»), однако в целях внесения единообразия при составлении данного вида документа необходимо придерживаться ряда правил, которые оговариваются в инструкциях по организации работы с документами в конкретной организации.

Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

— наименование организации — автора документа;

— наименование вида документа — «Приказ»;

— место издания, заголовок к тексту;

— отметка об ознакомлении с приказом работника;

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Нумеруются приказы в течение календарного года. Номер (индекс) пишут с буквой «к», что значит приказ по кадрам, или л/с (приказ по личному составу), возможны и другие буквенные обозначения. Главное, помнить — приказы с разными сроками хранения не могут формироваться в одно дело. Приказы визируют обычно заместитель директора по кадрам, сотрудник отдела кадров, начальник отдела, в который направляется работник, а приказы, имеющие пункт о материальной ответственности, обязательно визирует бухгалтер. Работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, после чего сотрудник проставляет свою визу, состоящую из следующих элементов: «С приказом ознакомлен», подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления.

Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда в тексте приказа может быть указана другая дата вступления его в юридическую силу. Например, приказ подписан 22 апреля, а назначение работника на должность произведено 27 апреля.

К текстам приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника. Приказ по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности может не содержать констатирующую часть и распорядительное слово «Приказываю» (оно не содержится в приказах по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности). Распорядительным словом в приказах по личному составу являются слова: «Принять», «Уволить», «Назначить», «Изменить», «Присвоить» и т. д.

Текст приказа, в связи со сложившейся практикой, может быть оформлен двумя способами.

Первый вариант, когда распорядительная часть обычно начинается с глагола: «Изменить», «Присвоить», «Объявить» и т. д., напечатанного прописными буквами без абзаца с новой строки после заголовка к тексту. Заголовок к тексту приказов отвечает на вопрос «о чем?»: о приеме, об увольнении, об изменении фамилии, об объявлении выговора, о переводе на другую работу и т. п. Далее, с новой строки, с абзаца пишутся полностью фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого издается приказ и распространяется действие приказа.

Ивановой Ирине Сергеевне, старшему эксперту отдела продаж, выговор за халатное отношение к служебным обязанностям, повлекшее порчу технического оборудования.

Во втором варианте распорядительное слово пишут в одной строке с действием. Рассмотрим составление приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, в связи с вступлением сотрудника в брак. Данный приказ не имеет унифицированной формы и оформляется по правилам оформления распорядительных документов. В тексте такого приказа обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нем. Рекомендуемое название такого приказа — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».

Еще статьи:

  • Льготы почетным донорам россии в хмао Льготы для доноров крови в 2019 году Под донорством, или донацией крови понимается сдача собственной крови, а также её компонентов в добровольном порядке. Учитывая постоянный спрос на переливания крови, можно отметить […]
  • Пособия по безработице россии Пособие по безработице в 2019 году в России: последние новости Пособие по безработице является одним из важных способов поддержки населения в период, когда происходят сокращения или меняется структура экономики. С 2019 […]
  • Федеральный закон закрытое акционерное общество Прощайте, ОАО и ЗАО Вступающий в силу с 1 сентября текущего года Федеральный закон от 5 мая 2014 г. № 99-ФЗ "О внесении изменений в главу 4 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации и о признании […]
  • Нужна ли лицензия для ремонта бытовой техники Нужна ли лицензия для ремонта бытовой техники Лидия Лазарева «Деловой Петербург» Генеральный директор холдинга 007 Елена Юркан готова рассказать всем предпринимателям, как создать телефонную службу по оказанию бытовых […]
  • При выезде за границу срок действия паспорта Сколько действует загранпаспорт для разных стран, отличия в 2019 году Общеизвестно, что посольства некоторых стран не выдадут путешественнику визу, если срок действия его загранпаспорта скоро истекает. Поэтому если вы […]
  • Средняя пенсия по мурманской области в 2019 году Пенсионное обеспечение для жителей Мурманска и Мурманской области в 2019 году Пенсия в Мурманской области в 2019 году будет выплачиваться 120 608 пенсионерам, при этом число граждан пенсионного возраста здесь превышает […]
Требования к оформлению резюме заявлений приказов по личному составу